# Automatische E-Mail-Zusammenfassung ## Automatische E-Mail-Zusammenfassung Erhalten Sie nach jeder Sitzung automatisch Meeting-Zusammenfassungen und Aufgaben direkt in Ihren Posteingang. ## Was ist die automatische E-Mail-Zusammenfassung? Die automatische E-Mail-Zusammenfassung sendet Ihnen eine umfassende Zusammenfassung Ihrer Meetings direkt per E-Mail, sobald die Transkription abgeschlossen ist. Ideal, um organisiert zu bleiben und Meeting-Ergebnisse mit Teammitgliedern zu teilen, die nicht teilnehmen konnten. ## Erste Schritte 1. Oeffnen Sie die Hedy-App 2. Navigieren Sie zu **Settings** > **Automation & Data** 3. Finden Sie den Bereich **Auto Email Recap** 4. Aktivieren Sie die Funktion 5. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse(n) ein ## So funktioniert es Wenn Sie ein Meeting mit aktivierter automatischer E-Mail-Zusammenfassung aufnehmen: - **Automatische Verarbeitung**: Nach dem Ende Ihrer Sitzung verarbeitet Hedy das Transkript - **KI-Zusammenfassungserstellung**: Kernpunkte, Aufgaben und Entscheidungen werden extrahiert - **E-Mail-Zustellung**: Eine formatierte Zusammenfassung wird an alle konfigurierten Empfaenger gesendet - **Keine manuellen Schritte**: Alles geschieht automatisch im Hintergrund ## Mehrere Empfaenger hinzufuegen Teilen Sie Meeting-Zusammenfassungen mit Ihrem Team, indem Sie mehrere E-Mail-Adressen hinzufuegen: 1. Suchen Sie in den Einstellungen der automatischen E-Mail-Zusammenfassung das E-Mail-Feld 2. Geben Sie die E-Mail-Adressen durch Kommas getrennt ein 3. Jeder Empfaenger erhaelt eine eigene Kopie der Zusammenfassung **Hinweis:** Sie koennen bis zu 10 E-Mail-Empfaenger pro Konto hinzufuegen. Alle Empfaenger erhalten denselben Zusammenfassungsinhalt. ## Was in der Zusammenfassung enthalten ist Jede E-Mail-Zusammenfassung enthaelt: - **Meeting-Titel**: Basierend auf dem Sitzungsnamen oder automatisch generiert - **Datum und Dauer**: Wann das Meeting stattfand und wie lange es dauerte - **Kernpunkte**: Wichtige Themen und besprochene Entscheidungen - **Aufgaben**: Waehrend des Meetings identifizierte Aufgaben und naechste Schritte - **Zusammenfassung**: Ein praegnanter Ueberblick ueber das gesamte Gespraech ## Detaillierte Notizen einschliessen (Pro) Pro-Nutzer koennen die vollstaendigen detaillierten Notizen in ihre Zusammenfassungs-E-Mails einschliessen, nicht nur die Kurzfassung: 1. Gehen Sie zu **Settings** > **Automation & Data** 2. Finden Sie den Bereich **Auto Email Recap** 3. Aktivieren Sie **Include Detailed Notes** Dies bietet Empfaengern eine umfassende Meeting-Dokumentation einschliesslich aller Kernpunkte, Entscheidungen und Zusammenhaenge. ## Zusammenfassung aus importiertem Audio Wenn Sie Audio- oder Videodateien in Hedy importieren, koennen Sie auch automatische Zusammenfassungs-E-Mails aus dem importierten Inhalt generieren und versenden: 1. Importieren Sie Ihre Audio- oder Videodatei 2. Nach Abschluss der Verarbeitung wird die Zusammenfassung automatisch gesendet, wenn die automatische E-Mail-Zusammenfassung aktiviert ist Dies ist ideal fuer die Verarbeitung von Aufnahmen aus externen Quellen bei gleichzeitigem Komfort automatischer E-Mail-Zusammenfassungen. ## Hedy-Branding entfernen (Pro) Pro-Nutzer koennen den “Powered by Hedy”-Fussbereich aus Zusammenfassungs-E-Mails entfernen, um ein saubereres White-Label-Erscheinungsbild zu erhalten: 1. Gehen Sie zu **Settings** > **Automation & Data** 2. Finden Sie die Option **White label emails** 3. Aktivieren Sie diese, um das Hedy-Branding aus Ihren Zusammenfassungs-E-Mails zu entfernen ## Empfaenger verwalten ### Empfaenger entfernen 1. Gehen Sie zu den Einstellungen der automatischen E-Mail-Zusammenfassung 2. Suchen Sie die E-Mail-Adresse, die Sie entfernen moechten 3. Loeschen Sie die E-Mail-Adresse aus dem Feld 4. Speichern Sie die Aenderung ### Empfaenger bearbeiten Um eine E-Mail-Adresse zu aendern: 1. Entfernen Sie die alte E-Mail-Adresse 2. Fuegen Sie die neue E-Mail-Adresse hinzu ## Best Practices - **Team-Abstimmung**: Fuegen Sie wichtige Stakeholder hinzu, die Meeting-Updates benoetigen - **Projektdokumentation**: Fuegen Sie Projektmanager fuer automatische Dokumentation hinzu - **Persoenliches Archiv**: Nutzen Sie Ihre geschaeftliche E-Mail-Adresse fuer eine durchsuchbare Meeting-Historie - **Datenschutz zuerst**: Fuegen Sie nur Empfaenger hinzu, die Zugang zu Meeting-Inhalten haben sollten ## Datenschutzhinweise - E-Mail-Zusammenfassungen enthalten Meeting-Inhalte, fuegen Sie daher nur vertrauenswuerdige Empfaenger hinzu - Empfaenger koennen das Original-Transkript nicht aendern oder loeschen - Sie koennen die automatische E-Mail-Zusammenfassung jederzeit deaktivieren, um den Versand von Zusammenfassungen zu stoppen - Vergangene Zusammenfassungen verbleiben in den Posteingaengen der Empfaenger, sofern diese sie nicht loeschen ## Fehlerbehebung **Sie erhalten keine E-Mail-Zusammenfassungen?** - Pruefen Sie, ob die automatische E-Mail-Zusammenfassung in den Einstellungen aktiviert ist - Ueberpruefen Sie, ob die E-Mail-Adressen korrekt eingegeben sind - Pruefen Sie Spam-/Junk-Ordner - Stellen Sie sicher, dass Sie eine aktive Internetverbindung haben, wenn die Sitzung endet - Zusammenfassungen werden nach Abschluss der Transkription gesendet, was einige Minuten dauern kann **Zusammenfassungs-E-Mails verzoegert?** - Laengere Meetings benoetigen mehr Verarbeitungszeit - Eine schlechte Internetverbindung kann den Versand verzoegern - Pruefen Sie, ob die Transkription in der App noch verarbeitet wird - Zusammenfassungen treffen in der Regel innerhalb von 5 Minuten nach Sitzungsende ein **Keine weiteren E-Mail-Adressen hinzufuegbar?** - Maximal 10 Empfaenger pro Konto - Entfernen Sie ungenutzte E-Mail-Adressen, um Platz zu schaffen - Stellen Sie sicher, dass das E-Mail-Format gueltig ist ( [name@domain.com](mailto:name@domain.com)) **Profi-Tipp:** Erstellen Sie einen eigenen E-Mail-Ordner oder ein Label fuer Hedy-Zusammenfassungen, um Ihre Meeting-Zusammenfassungen organisiert und leicht durchsuchbar zu halten.